ICT KMO wijst kmo's de weg naar de juiste beheersoftware

Kmo’s laten vaak kansen schieten door te weinig of niet voorbereid een, vaak onzorgvuldig uitgekozen, softwaretool te gebruiken. De evolutie van technologie en opkomende trends zorgt ervoor dat het aanbod aan ICT en software overweldigend is. ICT KMO helpt kmo’s overzicht te houden met de ‘Wegwijzer voor de kmo rond beheersoftware’.

ICT KMO werkt aan het optimaal gebruik van ICT binnen kmo’s. Om kmo’s te versterken en te laten groeien, bracht ze nu de ‘Wegwijzer voor de kmo rond beheersoftware’ uit. Deze leidraad helpt kmo’s wegwijs te maken in het uitdagende traject van aankoop, implementatie en verdere ondersteuning van beheersoftware.

Informeren is een must

Een van de kmo-zaakvoerders die de ‘Wegwijzer voor de kmo rond beheerssoftware’ inkeek voor ICT KMO is Piet D’Haeyer. Hij is managing director bij Pedeo, een hogedrukgieterij in Oudenaarde. Pedeo kende een positieve ervaring in het kiezen en implementeren van beheersoftware. “Het belangrijkste is te vertrekken vanuit een visie. Er moet goed nagedacht worden over welke data waar nodig zijn en wat ermee moet gebeuren. Ga je ze operationeel gebruiken of op management rapporteringsniveau? Dat zijn zaken die op voorhand goed uitgedokterd moeten worden om te weten hoe je de beheersoftware wil organiseren.” Zich informeren voor het aangaan van dit proces is dus een echte must. “Voor veel kmo’s is het toch een vrij onbekende materie. Wij hebben zelf ook gekeken naar wat andere bedrijven toepasten en lieten ons begeleiden door externen.”

Dat geen enkele kmo moet meemaken wat wij doorstonden

Dat een wegwijzer zoals die van ICT KMO geen overbodige luxe is blijkt uit de ervaringen van heel wat kmo’s. Een kmo die reeds vijf jaar intensief bezig is met de keuze en de implementatie van beheersoftware waarbij hun artikeldatabase gekoppeld wordt aan een webshop, liet blijken dat dit niet bepaald van een leien dakje loopt. Na tweemaal het keuzeproces te hebben doorlopen, loopt de implementatie en ondersteuning ook bij de tweede leverancier niet zoals het zou moeten. “Ik hoop dat geen enkele andere kmo moet meemaken wat wij als bedrijf de laatste jaren doorstaan hebben in het proces naar beheersoftware voor hun bedrijf. Een document als de ‘Wegwijzer voor de kmo rond beheersoftware’ kan dan -zeker voor kleinere kmo’s, voor wie een ICT-consultant te prijzig is- soelaas brengen”, aldus de zaakvoerder, die anoniem wenst te blijven wegens lopende procedures. “Waar ik uit mijn ervaring vooral de focus op leg in de wegwijzer is dat alles staat of valt met een goede behoefteanalyse”.

Wegwijzer in een notendop

In een notendop zegt de wegwijzer dat kmo’s zeker volgende zaken niet mogen vergeten bij het kiezen van standaardsoftware:

•          Een grondige behoefteanalyse

•          Doorlichting van interne organisatie voor ingebruikname van software

•          Analyse van de mogelijke leverancier

•          Kostenvergelijking

•          Nemen van strategische beslissingen

Kmo’s leren met de wegwijzer de juiste vragen stellen en zaken op orde te zetten voor het kiezen van de juiste software! En met de standaard checklist in de wegwijzer kunnen ze verschillende leveranciers overzichtelijk vergelijken.

De ‘Wegwijzer voor de kmo rond beheersoftware’ kan hier gedownload worden.

ICT KMO is een onafhankelijk netwerk van intermediaire organisaties van zowel aanbod- als vraagzijde, zoals sectororganisaties, beroepsverenigingen, collectieve centra, kenniscentra en opleidingsinstellingen die betrokken zijn bij het realiseren van initiatieven (sensibilisering, ondersteuning, onderzoek …) rond optimaal gebruik van ICT binnen kmo’s.